FAQ
Willkommen in unserem FAQ-Bereich! Hier findest du Antworten auf häufige Fragen rund um unsere Dienstleistungen und Produkte. Wir haben die wichtigsten Themen für dich zusammengestellt, um dir den Zugang zu Informationen zu erleichtern. Ob es um Verfahrensdokumentation, E-Rechnungen oder die Digitalisierung deiner Prozesse geht – stöbere gerne durch die Fragen und entdecke hilfreiche Antworten! Sollte deine Frage nicht beantwortet werden, zögere nicht, uns direkt zu kontaktieren.
STICHTAG 01.01.2025
E-RECHNUNG
Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in einem speziellen Format vorliegt, damit Computer die Daten automatisch verarbeiten können. Im Gegensatz zu einer einfachen PDF-Datei enthält eine E-Rechnung strukturierte Informationen, wie Rechnungsnummer, Betrag und Datum, die direkt von Buchhaltungsprogrammen ausgelesen werden können. Dadurch wird die Rechnungsbearbeitung schneller und sicherer, weil weniger manuelle Eingaben nötig sind.
Ja, mit Stotax Select können E-Rechnungen visualisiert werden. Stotax Select bietet die Möglichkeit, strukturierte E-Rechnungen, wie z. B. im ZUGFeRD- oder XRechnungs-Format, einzulesen und in einer lesbaren Form darzustellen. Dadurch können die Rechnungsdaten sowohl maschinell verarbeitet als auch für den Menschen lesbar gemacht werden.
Mit Stotax Select können bislang ausschließlich XRechnungen erstellt werden. In Zukunft ist jedoch voraussichtlich geplant, auch weitere Formate für E-Rechnungen zu unterstützen, um den Anforderungen der Nutzer noch besser gerecht zu werden.
SICHERHEIT BEI DER BETRIEBSPRÜFUNG
VERFAHRENSDOKUMENTATION
Eine Verfahrensdokumentation (VFD) ist ein schriftliches Dokument, das die Abläufe und Prozesse eines Unternehmens oder einer Organisation detailliert beschreibt. Sie umfasst Informationen darüber, wie bestimmte Geschäftsprozesse durchgeführt werden, welche Personen dafür verantwortlich sind und welche Systeme dabei verwendet werden. Ziel ist es, Transparenz und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten sowie gesetzliche Anforderungen zu erfüllen.
Im Kern gibt sie Schritt für Schritt an, wie ein Beleg in ein Unternehmen gelangt – ob elektronisch oder per Post -, wie dieser verarbeitet und digitalisiert wird und dann final zu einer Buchung führt. Wer macht was? Wie wird etwas durchgeführt? Mit welcher Hard- und Software wird gearbeitet?
Eine Verfahrensdokumentation ist notwendig, um die Abläufe und Prozesse eines Unternehmens, insbesondere im Hinblick auf steuerliche Belange, nachvollziehbar und prüfbar zu machen. Sie dient dazu, sicherzustellen, dass alle gesetzlichen Anforderungen, insbesondere die GoBD, eingehalten werden. Ohne eine solche Dokumentation können Betriebsprüfungen zu Problemen und möglicherweise zu steuerlichen Hinzuschätzungen führen.
Quelle: BMF-Schreiben vom 14.11.2014, IV A 4 – S 0316/13/10003
Die jährliche Revision der Verfahrensdokumentation ist sinnvoll, weil sie sicherstellt, dass alle Prozesse und Dokumentationen aktuell und konform mit den geltenden Vorschriften sind. Dies hilft, rechtliche und steuerliche Risiken zu minimieren und die Effizienz zu erhöhen. Zudem können durch regelmäßige Überprüfungen Anpassungen an veränderte Geschäftsabläufe und gesetzliche Anforderungen vorgenommen werden.
